В 2017 году для внедрения инновационных решений в столице, Департаментом науки, промышленной политики и предпринимательства было сформировано ГБУ «Агентство инноваций Москвы». Учреждение оказывает помощь бизнесу в доработке новых продуктов и решении технологических задач. Также агентство выполняет различные государственные задания, одним из которых являлась реализация и управление специализированными программами и проектами в сфере промышленной, научно-технической и инновационной деятельности, поддержки и развития предпринимательства.  

В рамках данных работ возникла потребность в cоздании и настройке информационной системы управления взаимоотношениями с контактами, клиентами и партнерами. Цель внедрения системы — повышение уровня удовлетворенности пользователей услугами агентства и мониторинг выполнения ключевых показателей эффективности стратегии ГБУ «Агентство инноваций Москвы». Исполнителем проекта в результате тендера был выбран НПЦ «БизнесАвтоматика», имеющий значительный опыт разработки решений для госструктур.

Решение

Реализация проекта по внедрению системы происходила поэтапно. Первоначально специалистами «БизнесАвтоматики» было проведено анкетирование потенциальных пользователей, произведено техническое описание продукта и проектирование системы. Затем были разработаны модули системы, отвечающие за администрирование, управление контактами, услугами, сервисами и рабочим временем сотрудников. Разработан инструмент для формирования отчетных и аналитических материалов.

Система интегрируется с почтовым сервером Exchange и с Active Directory. Обеспечена масштабируемость решения с возможностью расширения функциональности и увеличения количества рабочих мест. Доступ пользователям разработан по технологии единого входа с применением механизма встроенной аутентификации Windows. Также в системе реализован инструмент разграничения прав доступа к функционалу и информации на основе применения ролей, групп и формирования матрицы доступа.

Решение позволяет создавать задачи, встречи, электронные почты. В системе разработан механизм расширенного поиска информации по любым объектам, атрибутам, связям, хранящихся в базе данных с возможностью сохранения созданных поисковых запросов. Также продукт интегрирован с такими ресурсами Агентства инноваций Москвы, как колл-центр, спецпроект «ПРОФИЛУМ», проект «Открытые запросы», сайт innoagency.ru. 

Результат

Система управления взаимоотношениями с контактами, клиентами и партнерами обеспечила достижение цели заказчика благодаря широкому функционалу и автоматизации большей части бизнес-процессов Агентства инноваций Москвы: 

- В решении реализовано единое хранилище документов древовидной структуры, которое обеспечивает возможность загрузки файлов различных форматов и гибкого поиска по атрибутам документов. 

- Система автоматизирует управление проектной деятельностью агентства. Пользователи могут создавать проекты, формировать планы работ по ним, назначать ответственных за выполнение проектных задач, отслеживать сроки реализации этапов проекта. Также реализован инструмент для формирования диаграммы Ганта с возможностью визуально управлять задачами.

- Предусмотрено проектирование справочников, предназначенных для ведения контрагентов, партнеров и контактных лиц учреждения с возможностью добавления, редактирования или архивирования карточек с данными. 

- Система содержит в себе каталог продукции, обеспечивающий  добавление, редактирование и гибкую группировку карточек продукции.

- Реализована возможность создания и гибкой настройки информационных рассылок по электронным каналам связи. 

- Разработан модуль «Управление рабочим временем сотрудников», обеспечивающий постановку задач сотрудникам и отслеживание результатов их выполнения в режиме реального времени. В данном модуле реализована  система оповещений о сроках выполнения задач, а также возможность настройки визуальных представлений списка задач с выводом необходимых количественных показателей и данных по срокам. В разделе сотрудники могут формировать подзадачи к основной задаче, назначать их разным исполнителям и использовать цветовую градацию задач в зависимости от статусов и состояния.

- Автоматизировано создание, изменение, удаление внутренних и внешних мероприятий. Механизм системы формирует список контактов для рассылки информации о мероприятии с возможностью получения подтверждения участия и обратной связи о мероприятии. 

- В системе реализована функциональность рабочих календарей сотрудников с возможностью назначения встреч, бронирования переговорных комнат и оповещения сотрудников о назначенных встречах.

- Раздел «Формирование отчетных и аналитических материалов» включает в себя механизмы гибкой настройки и формирования новых отчетных форм на основе списка показателей. Данный инструмент предназначен для создания статистических отчетов, проектирования и разработки форм регламентированной отчетности.