В рамках обзора Cnews «Рынок ИТ: Итоги 2020» вышел кейс о том, как мы внедряли систему управления проектами для Ростелекома. Предпосылками для проекта в «Ростелекоме» стали потребности в повышении эффективности, снижении издержек проектной деятельности и в переходе к культуре data-driven, в рамках которой бизнес-решения принимаются на основе собранных данных. Также было необходимо выполнить поручение комитета по рискам «Ростелекома» об автоматизации процесса реализации проектов. Система должна высвободить высококвалифицированные трудовые ресурсы и дать возможность сотрудникам проектного офиса перейти от управления «на коленке» к работе в единой платформе, не уступающей по своим функциональным возможностям аналогичным популярным инструментам. Помимо автоматизации бизнес-процессов, ключевыми задачами внедрения ИСУП являются прозрачность согласований, актуальная отчетность в режиме онлайн и увеличение скорости принятия управленческих решений. Проект по созданию системы был запущен в 2018 г., к активной стадии реализации пришел к середине 2019 г. и будет продолжаться до конца 2021 г.
Система управления проектами Visary Project основана на базе платформы Visary. Подрядчик был выбран в результате открытого конкурса. Со временем между заказчиком и исполнителем выстроились доверительные партнерские отношения, что позволяет наиболее точно реализовывать пожелания «Ростелекома» и добавлять в ИСУП Visary Project уникальную функциональность, которой нет у других систем на рынке подобных решений. Изначально была произведена закупка базовой версии Visary Project, но затем функционал системы стал обогащаться и охватывать много задач и закрывать все больше потребностей пользователей.
За время развития возможностей ИСУП у проектного офиса B2O «Ростелекома» сформировалась определенная последовательность шагов, помогающая достигать наилучших результатов. Сначала проводятся интервью с пользователями, во время которых удается распознать ключевые потребности и бороться с сопротивлением. После этого четко описывается функциональность системы, перечисляются задачи, которые она будет решать. Затем собранные сведения иллюстрируются и доносятся до подрядчика, который, в свою очередь, приступает к технической реализации. После технического тестирования подрядчиком, ответственные за внедрение ИСУП сотрудники «Ростелекома» самостоятельно исследуют систему и учат пользователей работать с новыми возможностями. А после сбора обратной связи, конструктивных положительных и отрицательных мнений, определяются изменения, которые затем вносятся в систему специалистами «БизнесАвтоматики».
Какие уникальные функции появились в Visary Project
ИСУП Visary Project обладает обширным функционалом. Многие возможности не входили в базовый функционал системы и разрабатывались индивидуально под потребности «Ростелекома».
В частности, для планирования проекта и управления задачами в системе пользователь может использовать инструменты, которые рекомендуют мировые стандарты проектного управления: строить ИСР проекта, работать с реестром задач, готовить план-график в виде диаграммы Гантта, настраивать канбан-доски и даже следить за ходом работ в формате календаря, который можно интегрировать с Outlook.
Кроме того, пользователи получили доступ к использованию в ежедневной работе дашбордов и шаблонов. Дашборды ИСУП с расширенным функционалом кастомизированы и учитывают специфику и практики проектного управления сегмента B2O. Пользователь может выгрузить готовый дашборд, отображающий статус проекта с визуализацией динамики по метрикам проекта, а также со сведениями об освоении бюджета и исполнении контрольных точек. Кроме того, есть комплексный дашборд, который показывает отклонения по срокам и бюджету в разрезе программ и этапов реализации проектов.
Также в системе автоматизировано получение отчетности в разрезе «план - факт», содержащей актуальные данные о статусах работ и достижениях KPI.
Стоит отметить, что инструмент по анализу рисков проекта предоставляет возможность не только описать риски, но и оценить их влияние и вероятность возникновения. Также реализована возможность ведения истории изменения рисков.
В Visary Project разработана дорожная карта контрольных точек — расширенная диаграмма с визуализацией всех отклонений в проектах с подсветкой точек, лежащих на критическом пути, реализованных досрочно или с опозданием.
Система позволяет выгружать устав проекта, при этом в основе документа лежит шаблон устава, принятый в сегменте B2O. Опция автоматического заполнения экономит время руководителя проекта.
Положительный отклик у пользователей нашел и модуль «Банк идей», с помощью которого можно вносить на рассмотрение свои идеи. Несколько из них с момента запуска модуля уже стали полноценными проектами и находятся на стадии реализации. В «Банк идей» встроен инструмент голосования, автоматически строится рейтинг идей, а на базе карточки идеи можно создавать карточку проекта.
Еще один модуль — «База знаний» — необходим при подготовке сотрудников к сертификации и экзаменам по проектному управлению. Здесь не просто хранятся необходимые документы, но и автоматизирована передача опыта от одного сотрудника другому. ИСУП интегрирована с платформой Wiki, поэтому в системе автоматически составляется реестр извлеченных уроков, реестр рисков и архив проектов. Нужную информацию можно найти не только через меню навигации или контекстный поиск, но и по тегам.
Ведение различных тематических дискуссий по проектам происходит в разделе «Дискуссия проекта». Кроме того, для каждого из участников настроены персональные дашборды, на которых можно следить за ключевыми вехами проекта, фактическими и прогнозными показателями.
Система имеет возможность оперативной модернизации под изменения методологии и потребностей пользователей, так как разработана на базе платформы Visary*, обладающей гибкостью и адаптивностью. Оптимизация ИСУП Visary Project дала возможность планировать и отслеживать расходование собственных и привлекаемых материальных и кадровых ресурсов.
Для повышения безопасности работы с проектными документами и сокращения объема дублирования информации в базах были доработаны модули «Хранение документов» и «Управление файлами» в части расширения функций хранения документов. Добавление модуля «Бизнес-анализ» позволило автоматизировать рутинные задачи, сократить время на получение детализированных данных и подготовку отчетности по проектам.
«БизнесАвтоматика» продолжает кастомизировать Visary
Несколько инструментов ИСУП на данный момент находится в разработке. В частности, создается гибридное пространство для управления проектами, которое позволит сочетать в себе работу по классической методологии управления проектами с применением методологий быстрой разработки (scrum). Кроме того, в разработке находятся инструменты для управления бюджетами проектов и оперативного перераспределения ресурсов в разрезе задач. Для этого будет автоматизирована интеграция ИСУП с системами Oracle E-Business Suite R12 и Jira. В итоге Visary Project объединит в себе всю разрозненную информацию из сторонних источников, что повысит эффективность работы сотрудников в системе в целом. Настраиваются инструменты для удобной навигации и компоненты интуитивно-понятного интерфейса. Планируется доработка модуля управления контентом для публикации актуальных новостей и добавления фото-, аудио-, видеоматериалов.
Также будут созданы дополнительные модули, например «Метрика проекта», который позволит оценить результативность работы при помощи различных количественных показателей.
Сейчас ведется доработка канбан-досок для пользователей, которые будут предоставлены в неограниченном количестве с возможностью индивидуальной настройки и синхронизации задач в разных проектах. Если задачи пересекутся, можно будет поставить блокирующую задачу.
Помимо этого, планируются встроенные инструменты голосования для проведения планерок и приоритизации задач. Появятся дашборды и отчетность, которые учитывают специфику гибридного управления проектами.
Эффекты от внедрения
Сотрудники «Ростелекома» отмечают, что ИСУП Visary Project оказалась полезным и удобным инструментом в сегменте B2O.
Количественные эффекты внедрения
- руководители проектов экономят 5 часов ежемесячно на подготовку отчетности, так как она формируется автоматически;
- экономия трудозатрат составила около ₽1 млн за счет автоматизации рутинных задач;
- экономия на кастомизации, развитии функционала и повышении рыночной стоимости системы оценивается в ₽5 млн;
- происходит рост показателей: в ИСУП Visary Project уже переведены 30 проектов, достигнута наполняемость системы актуальными данными в 90%.
Качественные эффекты внедрения
- рост зрелости проектного офиса в части технологии до 3 ступени по модели PM Expert;
- в конце 2020 г. сегмент B2O «Ростелекома» прошел аудит зрелости проектного управления и получил высокую оценку. Заключение экспертов гласит, что функционал и удобство системы на базе Visary полностью соответствуют задачам проектного управления сегмента;
- внедрение модуля «Банк идей» позволило сократить время перехода новых идей в реализацию, процесс длится всего 2 месяца.
Проектный офис стал ближе к единому окну управления проектами, заметно облегчен переход к культуре data-driven. Внедрение системы проводится сотрудниками «Ростелекома» с применением наглядных инструкций и чек-листов. Основными инструментами внедрения являются обучение сотрудников, внутренняя экспертиза и наставничество. Каждый месяц пользователи получают обзор новых функциональных возможностей системы с акцентом на пользу, раз в квартал проводится большой разбор последних реализованных доработок системы или вебинар о применении Visary Project. В соответствии с планом проекта внедрения ИСУП, сегмент B2O придет к единой платформе управления проектами к концу 2021 г.