Система электронного документооборота — информационная система для автоматизации процессов документооборота и делопроизводства внутри организации. Система электронного документооборота обеспечивает централизованное хранение и быстрый доступ к документам, а также автоматизацию процессов и упрощение работы с документами. Она помогает сократить время на обработку документов, улучшить контроль над их движением и сократить вероятность ошибок.
Электронный документооборот позволяет сократить использование бумажных носителей и снизить затраты на печать и хранение документов. Он также способствует повышению эффективности работы организации, улучшению контроля и безопасности документов, а также рациональному использованию ресурсов.
Функциональные возможности СЭД
Автоматизация процессов документооборота: создание, согласование и электронное подписание (ЭП) документов
Перевод канцелярии в электронный формат работы
Автоматическое распознавание изображений документов, конвертация в необходимый формат
Организация защищенного цифрового архива документов
Совместная работа в онлайн-редакторе с возможностью сравнения нескольких версий между документов
Автоматизация документооборота сквозных процессов: закупки, кадровый отдел, мероприятия, управление задачами и проектами и т.д.
Контроль оргштатной структуры организации
Преимущества внутренней разработки СЭД
Кастомная разработка системы электронного документооборота позволяет заказчику иметь полный контроль и гибкость в использовании сервиса. Он может быть адаптирован под уникальные потребности организации, учитывая требования и пожелания руководства и отделов. Кроме того, такой сервис будет полностью независим от вендоров и ИТ-интеграторов. Это означает, что заказчик не будет зависеть от сторонних компаний для поддержки и обновления системы. Он сможет самостоятельно управлять и развивать сервис в соответствии с изменяющимися потребностями и требованиями организации.
Расширение и доработка функциональности системы также будут осуществляться без ограничений. Заказчик сможет вносить изменения в систему, учитывая возникающие задачи и требования. Это позволит сервису эффективно развиваться и адаптироваться под изменения бизнес-процессов организации. Таким образом, при заказной разработке системы электронного документооборота заказчик получает сервис, полностью соответствующий его потребностям, независимый от вендоров и ИТ-интеграторов, и готовый к расширению и доработке в будущем.
Кроме того, для обеспечения результативности при переходе на ЭДО, необходимо разработать и внедрить новые рабочие процессы, учитывая особенности использования электронного документооборота. Это может включать пересмотр процедур подачи и рассмотрения документов, организацию электронной подписи и утверждение документов, и так далее.
Этапы разработки системы электронного документооборота (СЭД)
1. Анализ и планирование: В этом этапе проводится анализ существующих бизнес-процессов и требований к СЭД. Определяются цели и задачи, планируется работа над проектом.
2. Проектирование: В этом этапе разрабатывается детальное техническое задание, определяются функциональные и нефункциональные требования к системе, проектируется архитектура и пользовательский интерфейс.
3. Разработка: На этом этапе происходит программная разработка СЭД в соответствии с требованиями и проектной документацией. Создается логика работы с документами, реализуются все необходимые функции и модули.
4. Тестирование: После завершения разработки проводятся тесты, которые включают проверку работоспособности, безопасности, соответствия требованиям и корректности работы системы. Выявленные ошибки исправляются.
5. Внедрение: После успешного тестирования СЭД готова к внедрению. Происходит установка и настройка системы на рабочих местах пользователей. Также проводится обучение сотрудников работе с новой системой.
6. Эксплуатация и поддержка: После внедрения СЭД осуществляется ее эксплуатация. При необходимости выполняются регулярные обновления и поддержка системы, чтобы она соответствовала текущим потребностям организации.
7. Обучение: Важно также обеспечить обучение сотрудников новым рабочим процессам и требованиям в области ЭДО. Это позволит избежать ошибок и сбоев при работе с новыми системами.
8. Мониторинг и анализ: Наблюдение за работой СЭД, анализ ее эффективности и эффективность бизнес-процессов в целом. Если нужно, проводятся доработки и оптимизация системы для улучшения перформанса и удовлетворения потребностей пользователей.
Особенности разработки СЭД для госорганов
СМЭВ и МЭДО
Система электронного документооборота (СЭД) успешно применяется не только в коммерческих компаниях, но и в государственных учреждениях. Для обеспечения сотрудничества между госорганами используется СМЭВ, которая позволяет осуществлять оперативный обмен данными. Более того, в целях предоставления государственных услуг физическим и юридическим лицам, СМЭВ также используется организациями типа внебюджетных фондов и кредитных организаций.
Также следует отметить, что в государственных органах применяется МЭДО. С помощью данной системы происходит безопасный обмен информацией между органами государственной власти, информируя их о ходе исполнения поставленных задач.
Возможность создания интеграционных процессов между cистемой электронного документооборота и СМЭВ/МЭДО является важным преимуществом при разработке СЭД для гос. организаций.
Нормативно-правовая база
Для успешного перехода на электронное делопроизводство (ЭДО) и минимизации возможных сбоев необходимо придерживаться требований нормативно-правовых актов, регулирующих данную область.
Во-первых, важно ознакомиться с законодательством, определяющим порядок и правила обращения с электронными документами. Ключевые нормативные акты, регулирующие цифровое делопроизводство в России, включают Федеральный закон "Об электронной подписи" и Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".
Во-вторых, необходимо следовать рекомендациям и стандартам в области цифрового делопроизводства, утверждённым соответствующими органами и ассоциациями. Например, в России существует Руководство по использованию электронного документооборота в органах государственной власти и местного самоуправления, разработанное Минкомсвязью.
Также, необходимо обеспечить правильную настройку и защиту информационной системы, которая будет использоваться для электронного делопроизводства. Это включает в себя установку необходимых программных и аппаратных средств, резервное копирование данных, обеспечение защиты от несанкционированного доступа и вирусов, а также обучение сотрудников безопасному использованию системы.
В целом, переход на ЭДО может привести к изменениям в рабочих процессах организации, но соблюдение требований нормативно-правовых актов и правильная настройка информационной системы позволят обеспечить результативность и предотвратить возможные сбои.
Этот перечень примеров включает в себя некоторые основные и наиболее значимые нормативные акты, которые обеспечивают правовое регулирование в области информации, информационных технологий и защиты информации в Российской Федерации:
- Федеральные законы:
«Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ;
«Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ;
«О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ;
«О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 года № 98-ФЗ;
«Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ.
- Постановления правительства РФ и региональных правительств.
- Приказы Минфина, Минюста, Росстандарта, Росархива и других ведомств.
- Государственные стандарты:
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования»;
ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности»;
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению. Разработка ГОСТ Р» и другие стандарты ГОСТ.
Общероссийские классификаторы и ряд других документов.
Система электронного документооборота Visary СЭД
Система электронного документооборота Visary СЭД предназначен для автоматизации процессов юридически значимого документооборота любой организации с обеспечением высокого уровня защиты информации. Решение позволяет обеспечить всесторонний контроль над потоками электронной документации, автоматизируя процессы регистрации входящей и исходящей корреспонденции, создания, редактирования и согласования документов с обеспечением их последующего структурированного и защищенного хранения. Система включает такой набор инструментов, как онлайн-редактор документов, поддержка электронной подписи, сервисы индексации, поиска документов и контроля доступа, функционал по маршрутизации и отслеживанию поручений, конструктор аналитических отчетов и др. Архитектура системы позволяет надстраивать любой необходимый инструментарий, проводить гибкое масштабирование и обеспечивать быстродействие при любых нагрузках. На базе Visary СЭД разработано более 40 проектов для гос органов и крупных коммерческих организаций.
Преимущества Visary СЭД
Возможность адаптации системы под любые требования организаций.
Независимость от поставщика, так как все права и код передаются заказчику.
Автоматизация специальных процессов, которые характерны для конкретной отрасли или компании.
Соблюдение всех требований законодательства в части информационной безопасности.
