Автоматизация документооборота МДЦ «Артек»

В ходе проекта специалистами НПЦ «БизнесАвтоматика» было решено внедрить систему электронного документооборота с несколькими функциональными модулями (подсистемами), с помощью которых автоматизировать различные департаменты и отделы детского центра. 

СЭД основана на платформе Visary — модульном решении для построения защищенных, масштабируемых, многофункциональных информационно-аналитических систем, соответствующих всем требованиям регуляторов РФ. 

Модули системы представляют собой ее ключевые функциональные подсистемы:  

Подсистема создания и доработки проектов документов. Предоставляет возможность создания и редактирования проектов и шаблонов документов как на основе унифицированных стандартов для часто повторяющихся технологических или управленческих процессов, так и без их использования. Позволяет связывать проект с другим документом ЕЦП с указанием типа связи, прикреплять файлы, редактировать список подписантов и многое другое. Подсистема обеспечивает отправку проекта документа на этапы согласования и подписания в соответствии с заданной последовательностью этапов.

Подсистема согласования и подписания проектов документов. Предоставляет возможность подписания проектов документов и согласования как в параллельном, так и в последовательном режимах. При согласовании проекта документа есть возможность создавать и указывать этапы и порядок (очереди) согласования, в том числе перечень обязательных согласующих подразделений и ролей. Есть возможность добавления файлов и комментариев к ним, замечаний к документу и к его регистрационной карточке на этапах согласования и подписания, редактирования документа в зависимости от полномочий роли.

Подсистема регистрации и классификации документов. Позволяет выполнять регистрацию и классификацию входящих, исходящих и внутренних документов. Предоставляет возможность связывания документа с другим документом ЕП с указанием типа связи. Автоматически присваивает номер и дату регистрации, позволяет прикреплять файлы. Классификация документов осуществляется в соответствие с настроенным справочником видов и типов документов.

Подсистема управления и контроля. Документы после их регистрации и рассмотрения руководством передаются на исполнение в соответствующие структурные подразделения. В процессе исполнения документа подсистема формирует уведомления ответственным лицам о ходе исполнения. Подсистема позволяет контролировать и изменять сроки согласования и исполнения поручений для документов. 

Разработанная система электронного документооборота поддерживает СУБД PostgreSQL и работает с операционными системами Windows, Linux, MacOS. Она снабжена Low-code инструментами для создания и редактирования объектов системы без привлечения разработчиков. Также содержит инструменты продвинутого анализа данных и отчетности со сквозными фильтрами визуального уровня (BI-аналитика).  

СЭД характеризуется высокой степенью защиты данных за счет:

 - разграничения доступа; 
 - резервного копирования базы данных;
 - журналирования операций в объеме, необходимом для обеспечения требуемого уровня надежности;
 - сохранения работоспособности программного обеспечения при некорректных действиях пользователя (ввод неверных по размеру и/или составу данных, нештатное завершение действий,    выход из системы до завершения действия, и т.п).

В СЭД была проведена интеграция с внутренними и внешними информационными системами: защищенным хранилищем данных, системой управления нормативно-справочной информацией, хостингом государственных систем и другими.

Центр обработки данных

В ходе реализации задач по запуску проекта и обеспечения безопасной и бесперебойной работы была организована поставка и установка серверного оборудования и централизованных сетей хранения данных (СХД). Созданный для хостинга системы ЦОД обеспечивает корректную работу одновременно не менее 1000 пользователей.